Jak motywować feedbackiem?

Jakiś czas temu, w książce Johna Adaira „Anatomia biznesu” przeczytałam, że według niektórych menadżerów człowiek jest jak zabawkowy samochodzik, który można nakręcić i będzie pracował dopóki się sprężyna nie odkręci. Tymczasem, wszyscy potrzebujemy motywującej energii, którą czerpiemy z konstruktywnych zachęt. To podtrzymuje nasze prawidłowe działanie i pozwala wyeliminować całkowite wyczerpanie (odkręcenie sprężyny). Zainspirowana przemyśleniami Adaira rozpoczęłam poszukiwania źródeł dobrych zachęt. I oto kilka z nich:

Gdzie szukać zachęt, czyli jak motywować feedbackiem?

1. Konstrukcja feedbacku

Warto zauważyć, że konstruktywne zachęty mogą pochodzić zarówno z pochwał, jak i umiejętnej analizy działań wymagających poprawy.

Taki efekt osiągnąć można stosując zrównoważoną strukturę feedbacku, o czym pisałam w artykule 3 skuteczne modele informacji zwrotnej. Szczególnie motywująco skuteczna jest konstrukcja 3KA. Przypomnijmy, że to model, w którym pracownik otrzymuje:

• docenienie jego właściwych zachowań i działań (argument dodatni)
• wskazanie dodatkowych możliwości wykorzystywania dostrzeżonych atutów
• konstruktywną analizę działań wskazanych do skorygowania (argument ujemny)
• rekomendację działań naprawczych

Szczegółowy opis modelu 3KA znajdziesz we wspomnianym artykule 3 skuteczne modele informacji zwrotnej.

Dzięki takiej konstrukcji pracownik uzyskuje nowe możliwości rozwoju, zarówno w zakresie pozytywnych, jak i negatywnych działań lub zachowań. W takim modelu pracy z feedbackiem zaszyte są te aspekty życia i pracy, które nadają im sens i dają satysfakcję. A to właśnie aktywuje motywację. 

2. Odniesienie do faktów

Niezwykle ważnym elementem w konstruowaniu informacji zwrotnej jest oparcie się na faktach, nie zaś na osobie odbiorcy. Każda pochwała lub uwaga zyskuje wiarygodność, jeśli poparta jest przykładem. Inspiracją do zmian jest natomiast argumentacja. Warto wyjaśnić pracownikowi co zyskał dzięki wskazanym pozytywnym działaniom lub zachowaniom. Warto także wskazać ryzyko, jakie niosą za sobą popełniane przez niego błędy. Skupienie się na faktach oddala demotywację, która w szczególności, może pojawić się w omawianych obszarach błędów.

3. Postęp

Cykliczna i regularna informacja zwrotna pozwala w neutralny emocjonalnie sposób kontrolować postępy pracy podwładnego. A postęp niewątpliwie motywuje. Warunkiem jest oczywiście oparcie feedbacku zarówno na wspomnianych już pozytywnych, jak i negatywnych działaniach lub zachowaniach pracownika. Umiejętne zaplanowanie  ścieżki wdrożenia rozwojowych elementów pozwala osiągać widoczne postępy. To bardzo ważne źródło uwalniania motywacji. Co istotne, postęp ten musi być doceniany, a pracownik dopingowany do kolejnych działań.

4. Wartość przekazu

W całym tym ambarasie motywacyjnym jest jeszcze jedna niezwykle istotna dla menadżera kwestia. Jeśli chcesz, aby twój pracownik poczuł się autentycznie przez ciebie zmotywowany, ty sam musisz widzieć sens w tym, o czym mówisz. Twój feedback musi być szczery, przemyślany i wartościowy. Musi dodawać odwagi do powielania dobrych praktyk w nowych sytuacjach i podejmowania czasem trudnych działań naprawczych. Dobry menadżer nie pozwala pracownikowi pielęgnować deficytów. Pomaga mu je eliminować. Pomaga tym samym budować kapitał w rozwijanym potencjale. I pamięta, że biznes to nie jest martwa natura lecz człowiek właśnie.

5. Sposób przekazania feedbacku

Sposób przekazania informacji zwrotnej wpływa bezpośrednio na zaangażowanie odbiorcy w rekomendowane działania naprawcze. Oznacza to, że jeśli podwładny otrzyma feedback, z którym nie będzie się utożsamiał, najprawdopodobniej szybko o nim zapomni. Tym samym, taki feedback to strata czasu. Aby temu zapobiec staraj się aby odbiorca Twojego feedbacku był częścią wspólnych, dobrze mu znanych założeń. Osiągniesz to pamiętając, aby

• Twoje cele były dobrze rozumiane przez pracownika
• feedback opierał się na faktach
• informacja zwrotna zawierała istotną dla pracownika wartość

6. Zastosowanie pozytywnych znaków rozpoznania

Jeśli feedback ma motywować, warto zastosować pozytywne znaki rozpoznania w tej części komunikatów, w której doceniasz pracownika. Jak to zrobić? Zastępując ogólniki typu „dobra robota”, zdaniem wprost skierowanym do odbiorcy, np. „Kapitalnie to wykonałeś, miałeś naprawdę świetne wyczucie stosując…”. Czujesz jak różna jest dynamika obu komunikatów? „Dobra robota” to zdanie wytrych, może być skierowane do każdego i nie wnosi nic indywidualnie wartościowego. Zdanie skierowane wprost do odbiorcy, dostarcza motywacji, ponieważ odnosi się bezpośrednio do danej osoby, doceniając jej starania.

7. Styl komunikacji

Styl przekazania informacji zwrotnej to jeden z czynników, który albo robi dobrą robotę, albo rozwala dialog, albo zdradza prawdziwe intencje nadawcy.

Ta sama wiadomość może zostać przekazana w kilka różnych sposobów. Może też, na kilka różnych sposobów zostać odebrana. Mówi się, że nieważne co powiedział A, ważne co usłyszał / zrozumiał B. Dlatego też istotne są intencje, z jakimi przekazujesz feedback. A te muszą być naturalne, uczciwe i szczere. To niedoceniane źródło motywacji. Warto pamiętać, że respektowanie praw własnych i cudzych na jednakowym poziomie to zasadnicza definicja asertywnej postawy, opartej na właściwych granicach.

Warto zadbać o motywujący charakter feedbacku, zwłaszcza że jak pokazują badania, jest to jedna z najbardziej oczekiwanych funkcji, jaką feedback powinien pełnić w organizacji.