Informacja zwrotna w pracy z zespołem jest kluczowym narzędziem
- podnoszącym jakość pracy
- wpierającym efekty pracy
- pozwalającym rozmówcy pracować na jego własnym potencjale
- wspierającym rozwój pracownika
Skuteczne zarzadzanie informacją zwrotną oznacza widoczny progres w działaniach i wynikach pracownika i zespołu, którym zarządzasz. Można przytoczyć wiele życiowych przykładów, które pokazują, z jaką łatwością przychodzi menadżerom ocenianie, wygłaszanie opinii, udzielanie dobrych rad. I nie ma w tym nic złego, o ile menadżer potrafi:
- wziąć odpowiedzialność za słowa
- wnieść wartość w udzielany feedback
- wskazać członkowi swojego zespołu w jaki sposób wyodrębniać wartość, tak w obszarach mocnych, jak i słabych stron
- zaplanować ścieżkę wdrożenia wyodrębnionej wartości
- egzekwować wdrożenie
Personalizacja informacji zwrotnej
Skuteczne zarządzanie informacją zwrotną oznacza także personalizację komunikatu dla zespołu lub poszczególnych jego członków, w zależności od tego, czy jest to feedback zespołowy czy indywidualny.
Spersonalizowana informacja zwrotna
- odnosi się do wybranych zagadnień w obszarach działań zespołu lub konkretnej osoby
- zawiera elementy, mające wpływ na motywację i rozwój odbiorcy, zarówno w obszarach doceniania, jak i uwag
5 etapów zarządzania informacją zwrotną w zespole
Zarządzanie informacją zwrotną w zespole wiąże się z odpowiedzialnością po obu stronach. Za słowa, które przekażemy naszemu odbiorcy ponosimy odpowiedzialność. Z chwilą ich wysłuchania, odbiorca naszego feedbacku analizuje treść, zabarwiając ją dodatkowo własnymi emocjami.
Nie mamy wpływu na to, w jaki sposób odbiorca wykorzysta nasz feedback i jak poradzi sobie z towarzyszącymi emocjami, mamy natomiast ogromny wpływ na wartość przekazywanej informacji.
Aby proces przekazania i odbioru informacji zwrotnej mógł przebiegać efektywnie, istotne jest zadbanie o 5 kluczowych etapów:
ETAP 0 – PRE-FEEDBACK
To etap poprzedzający komunikację z informacją zwrotną. Ważnym jest, aby przed przystąpieniem do udzielenia feedbacku obie strony przygotowały się do tego procesu.
Dla menadżera oznacza to
- analizę faktów dotyczących pracy członka zespołu
- analizę konsekwencji, jakie towarzyszą działaniom pracownika i jego wyników
- skupienie się na faktach, nie osobie pracownika
- poinformowanie pracownika o planowanym spotkaniu z feedbackiem
- zakomunikowanie celu spotkania z feedbackiem
- przedstawienie formuły feedbacku w odniesieniu do konstrukcji komunikatu – czego pracownik może się spodziewać (informacja o tym, że omawiane będą zarówno pozytywne, jak i negatywne aspekty pracy z twojej perspektywy)
- zakontraktowanie przebiegu takiego spotkania – kiedy, gdzie, jak długo będzie się odbywało i jakiego zakresu działań będzie dotyczyło
Dla pracownika oznacza to analizę umiejętności radzenia sobie z pochwałami, uwagami i związanym z tym eustresem (stresem pozytywnym) i dystresem (stresem negatywnym), w czym pomoże:
- pozbawione uprzedzeń nastawienie
- nastawienie na kontrolowane studzenie emocji
- przygotowanie się do skupienia na faktach
- świadomość decyzyjności w wyborze wartości
ETAP 1 – ODPOWIEDZIALNOŚĆ MENADŻERA
Kluczowym składnikiem informacji zwrotnej jest wartość. Zanim zatem przystąpisz do konstruowania informacji zwrotnej zastanów się
- co konkretnie chcesz przekazać swojemu odbiorcy?
- dlaczego zwracasz uwagę akurat na ten aspekt?
- jaki cel chcesz osiągnąć?
- jakich rekomendacji możesz udzielić swojemu pracownikowi, aby taki cel osiągnąć?
- jakiego wsparcia może on od ciebie oczekiwać?
- jakich efektów spodziewasz się po wdrożeniu zaproponowanych zmian?
- co się stanie, jeśli odbiorca nie uzna danej pochwały / uwagi za wartościową? (na ile jest to ważne dla ciebie / plan B)
Kolejnym krokiem jest dobór modelu komunikatu. Powinien on być odpowiedni do modelu osobowości odbiorcy. Konstrukcje informacji zwrotnych – 3 KA, Komunikat JA i FUKO opisałam w artykule „3 skuteczne modele informacji zwrotnej”
ETAP 2 – ODPOWIEDZIALNOŚĆ ODBIORCY
Aby efektywnie pracować z przyjęta informacją zwrotną należy przede wszystkim nauczyć się świadomie pracować ze swoimi emocjami. Oznacza to pożądaną zbudowaną inteligencję emocjonalną i wypracowaną asertywną postawę, co pozwoli
- okiełznać ewentualne niepożądane reakcje
- zapobiegać eskalacji skrajnych emocji (euforii / złości)
- stawiać granice, jeśli menadżer przekracza swoje kompetencje
Umiejętność rzeczowego przyjmowania pochwał i uwag pozwala
- odpowiedzialnie odnieść się do uzyskanej treści
- rozsądnie wyodrębnić wartość
- przemyśleć możliwości wdrożenia wyodrębnionej wartości
- analizować własny potencjał
- budować poczucie własnej wartości
Aby było to możliwe, warto przypomnieć pracownikowi zasady radzenia sobie z krytyką, opisanych w artykule „10 sposobów radzenia sobie z krytyką w feedbacku”
Jeśli jako menadżer zadbasz o przygotowanie pracownika do odbioru feedbacku, zarówno w zakresie pozytywnych jaki i negatywnych jego elementów, z pewnością spotkanie będzie przebiegało spokojnie i rzeczowo.
ETAP 3 – DZIAŁANIA ODBIORCY
Kolejnym krokiem jest wyodrębnienie wartości z otrzymanej informacji zwrotnej. To działanie samodzielne pracownika, ale jego skuteczność zależy od przygotowania przez menadżera. Na tym etapie warto zapytać pracownika
- które z otrzymanych informacji są dla niego szczególnie ważne
- jak zamierza wykorzystać pozyskane informacje
- jakie widzi możliwości powielania dobrych praktyk (gdzie może zastosować pozytywnie ocenione działania)
- w jaki sposób może skorygować działania, które nie przynoszą pożądanych efektów (jakie widzi możliwości)
- jakie dodatkowe refleksje przychodzą mu do głowy po spotkaniu z feedbackiem
ETAP 4 – WSPÓLNE DZIAŁANIA ODBIORCY I MENADŻERA
Wyodrębniona z informacji zwrotnej wartość powinna teraz zacząć żyć własnym życiem. A to oznacza nadanie biegu wdrożeniu tej wartości w nowe działania.
Zaplanowanie ścieżki wdrożenia wyodrębnionej wartości to wspólna praca menadżera i pracownika. Istotnym jest, aby
- dotyczyła ona zarówno aspektów pozytywnych, jak i negatywnych, które zostały wymienione w informacji zwrotnej
- skupiała się na najważniejszych elementach (nie ma sensu budowanie ścieżki wdrożenia dla więcej niż 2 wartości pochodzących z warstwy docenienia i 2 pochodzących z warstwy uwag)
- określić spodziewane efekty po wdrożeniu wyodrębnionych wartości
- wspólnie zweryfikować osiągnięte efekty
- omówić nowe inspiracje, które mogły wyłonić się podczas realizacji ścieżki wdrożenia wartości
Grafika do pobrania
