tel. 501 133 709 / kontakt@ewawilczewska.pl

Jak zarządzać informacją zwrotną w pracy z zespołem?

28.04.2021 / Feedback Development Value

Informacja zwrotna w pracy z zespołem jest kluczowym narzędziem

  • podnoszącym jakość pracy
  • wpierającym efekty pracy
  • pozwalającym rozmówcy pracować na jego własnym potencjale
  • wspierającym rozwój pracownika

Skuteczne zarzadzanie informacją zwrotną oznacza widoczny progres w działaniach i wynikach pracownika i zespołu, którym zarządzasz. Można przytoczyć wiele życiowych przykładów, które pokazują, z jaką łatwością przychodzi menadżerom ocenianie, wygłaszanie opinii, udzielanie dobrych rad. I nie ma w tym nic złego, o ile menadżer potrafi:

  • wziąć odpowiedzialność za słowa
  • wnieść wartość w udzielany feedback
  • wskazać członkowi swojego zespołu w jaki sposób wyodrębniać wartość, tak w obszarach mocnych, jak i słabych stron
  • zaplanować ścieżkę wdrożenia wyodrębnionej wartości
  • egzekwować wdrożenie

Personalizacja informacji zwrotnej

Skuteczne zarządzanie informacją zwrotną oznacza także personalizację komunikatu dla zespołu lub poszczególnych jego członków, w zależności od tego, czy jest to feedback zespołowy czy indywidualny.

Spersonalizowana informacja zwrotna

  • odnosi się do wybranych zagadnień w obszarach działań zespołu lub konkretnej osoby
  • zawiera elementy, mające wpływ na motywację i rozwój odbiorcy, zarówno w obszarach doceniania, jak i uwag

5 etapów zarządzania informacją zwrotną w zespole

Zarządzanie informacją zwrotną w zespole wiąże się z odpowiedzialnością po obu stronach. Za słowa, które przekażemy naszemu odbiorcy ponosimy odpowiedzialność. Z chwilą ich wysłuchania, odbiorca naszego feedbacku analizuje treść, zabarwiając ją dodatkowo własnymi emocjami.

Nie mamy wpływu na to, w jaki sposób odbiorca wykorzysta nasz feedback i jak poradzi sobie z towarzyszącymi emocjami, mamy natomiast ogromny wpływ na wartość przekazywanej informacji.

Aby proces przekazania i odbioru informacji zwrotnej mógł przebiegać efektywnie, istotne jest zadbanie o 5 kluczowych etapów:

ETAP 0 – PRE-FEEDBACK

To etap poprzedzający komunikację z informacją zwrotną. Ważnym jest, aby przed przystąpieniem do udzielenia feedbacku obie strony przygotowały się do tego procesu.

Dla menadżera oznacza to

  • analizę faktów dotyczących pracy członka zespołu
  • analizę konsekwencji, jakie towarzyszą działaniom pracownika i jego wyników
  • skupienie się na faktach, nie osobie pracownika
  • poinformowanie pracownika o planowanym spotkaniu z feedbackiem
  • zakomunikowanie celu spotkania z feedbackiem
  • przedstawienie formuły feedbacku w odniesieniu do konstrukcji komunikatu – czego pracownik może się spodziewać (informacja o tym, że omawiane będą zarówno pozytywne, jak i negatywne aspekty pracy z twojej perspektywy)
  • zakontraktowanie przebiegu takiego spotkania – kiedy, gdzie, jak długo będzie się odbywało i jakiego zakresu działań będzie dotyczyło

Dla pracownika oznacza to analizę umiejętności radzenia sobie z pochwałami, uwagami i związanym z tym eustresem (stresem pozytywnym) i dystresem (stresem negatywnym), w czym pomoże:

  • pozbawione uprzedzeń nastawienie
  • nastawienie na kontrolowane studzenie emocji
  • przygotowanie się do skupienia na faktach
  • świadomość decyzyjności w wyborze wartości

ETAP 1 – ODPOWIEDZIALNOŚĆ MENADŻERA

Kluczowym składnikiem informacji zwrotnej jest wartość. Zanim zatem przystąpisz do konstruowania informacji zwrotnej zastanów się

  • co konkretnie chcesz przekazać swojemu odbiorcy?
  • dlaczego zwracasz uwagę akurat na ten aspekt?
  • jaki cel chcesz osiągnąć?
  • jakich rekomendacji możesz udzielić swojemu pracownikowi, aby taki cel osiągnąć?
  • jakiego wsparcia może on od ciebie oczekiwać?
  • jakich efektów spodziewasz się po wdrożeniu zaproponowanych zmian?
  • co się stanie, jeśli odbiorca nie uzna danej pochwały / uwagi za wartościową? (na ile jest to ważne dla ciebie / plan B)

Kolejnym krokiem jest dobór modelu komunikatu. Powinien on być odpowiedni do modelu osobowości odbiorcy. Konstrukcje informacji zwrotnych – 3 KA, Komunikat JA i FUKO opisałam w artykule „3 skuteczne modele informacji zwrotnej”

ETAP 2 – ODPOWIEDZIALNOŚĆ ODBIORCY

Aby efektywnie pracować z przyjęta informacją zwrotną należy przede wszystkim nauczyć się świadomie pracować ze swoimi emocjami. Oznacza to pożądaną zbudowaną inteligencję emocjonalną i wypracowaną asertywną postawę, co pozwoli

  • okiełznać ewentualne niepożądane reakcje
  • zapobiegać eskalacji skrajnych emocji (euforii / złości)
  • stawiać granice, jeśli menadżer przekracza swoje kompetencje

Umiejętność rzeczowego przyjmowania pochwał i uwag pozwala

  • odpowiedzialnie odnieść się do uzyskanej treści
  • rozsądnie wyodrębnić wartość
  • przemyśleć możliwości wdrożenia wyodrębnionej wartości
  • analizować własny potencjał
  • budować poczucie własnej wartości

Aby było to możliwe, warto przypomnieć pracownikowi zasady radzenia sobie z krytyką, opisanych w artykule „10 sposobów radzenia sobie z krytyką w feedbacku”

Jeśli jako menadżer zadbasz o przygotowanie pracownika do odbioru feedbacku, zarówno w zakresie pozytywnych jaki i negatywnych jego elementów, z pewnością spotkanie będzie przebiegało spokojnie i rzeczowo.

ETAP 3 – DZIAŁANIA ODBIORCY

Kolejnym krokiem jest wyodrębnienie wartości z otrzymanej informacji zwrotnej. To działanie samodzielne pracownika, ale jego skuteczność zależy od przygotowania przez menadżera. Na tym etapie warto zapytać pracownika

  • które z otrzymanych informacji są dla niego szczególnie ważne
  • jak zamierza wykorzystać pozyskane informacje
  • jakie widzi możliwości powielania dobrych praktyk (gdzie może zastosować pozytywnie ocenione działania)
  • w jaki sposób może skorygować działania, które nie przynoszą pożądanych efektów (jakie widzi możliwości)
  • jakie dodatkowe refleksje przychodzą mu do głowy po spotkaniu z feedbackiem

ETAP 4 – WSPÓLNE DZIAŁANIA ODBIORCY I MENADŻERA

Wyodrębniona z informacji zwrotnej wartość powinna teraz zacząć żyć własnym życiem. A to oznacza nadanie biegu wdrożeniu tej wartości w nowe działania.

Zaplanowanie ścieżki wdrożenia wyodrębnionej wartości to wspólna praca menadżera i pracownika. Istotnym jest, aby

  • dotyczyła ona zarówno aspektów pozytywnych, jak i negatywnych, które zostały wymienione w informacji zwrotnej
  • skupiała się na najważniejszych elementach (nie ma sensu budowanie ścieżki wdrożenia dla więcej niż 2 wartości pochodzących z warstwy docenienia i 2 pochodzących z warstwy uwag)
  • określić spodziewane efekty po wdrożeniu wyodrębnionych wartości
  • wspólnie zweryfikować osiągnięte efekty
  • omówić nowe inspiracje, które mogły wyłonić się podczas realizacji ścieżki wdrożenia wartości

Grafika do pobrania

tel. 501 133 709 / kontakt@ewawilczewska.pl